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        第五期 管理藝術篇:第二課 組織工作

        發表日期:2006-5-10 閱讀次數:3325 

            組織工作是管理的基本職能之一,在人類的管理實踐歷史中,組織曾一度被看成管理的同義詞,組織工作的實質就是研究如何合理有效地進行分工。從管理學的角度看,組織就是按照一定的目的和程序組成的一種權責角色結構(The structure of roles).

        組織工作是干什么的

           在計劃工作職能確定了組織的具體目標,并對實現目標的途徑作了大致的安排之后,為了使人們能夠有效地工作,還必須設計和維持一種組織結構,包括組織機構、職務系統和相互關系。也就是說,組織工作要把為達到組織目標而必須從事的各項工作或活動進行分類組合,劃分出若干部門,根據管理寬度要求,劃分出若干管理層次,并把監督每一類工作或活動所必需的職權授予各層次、各部門的主管人員,并規定上下左右的協調關系。此外,還需要根據組織內外諸要素的變化,不斷地對組織結構作出調整和變革。

        如何設計組織結構

            組織結構(Organizational Structure)是表現組織各部分排列順序、空間位置、聚集狀態、聯系方式以及各要素之間相互關系的一種模式,是執行管理和經營任務的體制。組織結構設計是把為實現組織目標而需完成的工作,劃分為若干性質不同的業務工作,然后把這些工作組合成若干部門,并確定各部門的職責與職權,組織結構設計處于組織工作的中心環節。

        組織結構設計的基本原則

            1.目標統一性原則:指組織結構的設計和組織形式的選擇必須有利于組織目標的實現。這就要求在組織設計中要以事為中心,因事設機構、設職務,做到人與事高度配合,避免出現因人設事、因人設職的現象。

            2.分工協調原則:指要按照提高管理專業化程度和工作效率的要求,在組織結構設計中把組織的目標分解成各級、各部門以至各個人的目標和任務,使組織的各個層次、各個部門、每個人都了解自己在實現組織目標中應承擔的工作職責和職權。

            3.管理寬度原則:管理人員有效地監督、指揮其直接下屬的人數(管理寬度)是有限的,每一個主管人員都應根據管理的職責和職權來慎重地確定自己的管理寬度。

            4.權責一致原則:指職權和職責必須相等,要求在組織結構設計中,既要明確規定每一管理層次和各個部門的職責范圍,又要賦予完成其職責所必須的管理權限。

            5.統一指揮原則:組織的各級機構以及個人必須服從一個上級的命令和指揮,只有這樣,才能保證命令和指揮的統一,避免多頭領導和多頭指揮。

            6.集權分權結合原則:為了保證有效的管理,必須實行集權與分權相結合的領導體制,以加強組織的靈活性和適應性。

            7.精干高效原則:指無論設計何種組織結構形式,都必須將精干高效放在首要地位,力求減少管理層次,精簡管理機構和人員,充分發揮組織成員的積極性,提高管理效率,更好地實現組織的目標。

            8.穩定性與適應性結合原則:指組織結構及其形式既要有相對的穩定性,不能輕易變動,又必須隨組織內外部條件的變化,根據長遠目標適時作出相應調整。

            9.均衡性原則:指同一級機構、人員之間的工作量、職責、職權等方面應大致平衡,不宜偏多或偏少,避免苦樂不均、忙閑不均等不良現象。

        組織結構設計的基本程序

            1.合理確定管理層次和管理寬度。在進行組織結構設計時,必須充分認識計劃的完善程度、主管人員與其下屬的素質和能力、面對問題的種類、工作任務的協調等限定因素,確定管理寬度。管理寬度確定后,根據組織總體規模的大小及活動的特點,確定組織的層次。

            2.部分劃分。部分是指組織中主管人員為完成規定的任務有權管轄的一個特定的領域。長期的管理實踐積累了具有普遍適用性的一些部分劃分的標志與方法,主要有按組織人數劃分、按時間劃分、按職能劃分、按地區劃分、按服務對象劃分等等。

            3.合理設計職權。職權是指職務范圍內的管理權限,組織內的職權一般有3種類型,即直線職權(Line authority)、參謀職權(Staff authority)和職能職權(Functional authority)。在進行組織結構設計時,必須按照分級原則和職權等級原則,明確組織自上層到下層主管人員之間的直線權力線,同時要根據直線職權的實現需要,確定必要的參謀部門,協助直線主管進行工作。

        如何確保組織健康運行

            組織結構運行(Organization structure operate)健康的前提是要正確處理好集權與分權的關系;直線職權、參謀職權與職能職權的關系;個人管理與集體管理的關系等。

            1.正確處理集權與分權的關系。在組織運行過程中,管理者必須充分認識決策、政策、規模、歷史、哲學、水平、手段、績效、穩定性、環境等限定因素,靈活協調集權與分權的關系。一般來說,決策代價越高,集權程序也應越高;組織內部執行同一政策,集權的程度較高;組織規模大,宜于分權,反之,則宜集權;如組織由小到大發展而來,則集權程度高,如由聯合或合并而來,則分權程度高;主管人員數量充足,經驗豐富,管理能力強,則可較多地分權,反之則應趨向集權;控制技術和手段越完善,則越宜于分權,反之則應集權;權力分散化后績效越好,則越宜于分權,反之則宜集權。

            2.正確處理直線人員、職能人員與參謀人員的關系。這3種人員在管理工作中的相互關系本質上是一種職權關系,因此,在充分發揮直線職權在作出決策、發布命令并組織實施,協調組織的人、財、物,保證組織目標實現的基本權力的前提下,注重發揮參謀職權協助和建議的權力,保證直線主管人員作出的決策更加科學與合理。同時要適當限制職能職權的使用,一是限制使用的范圍,只要解決如何做和何時做就可以了;二是限制使用的級別,不應越過上級下屬的第一級。

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